Spätestens mit Ausbruch des Corona-Virus und der Verlagerung von möglichst vielen Arbeitsplätzen ins Home-Office werden zunehmend die Herausforderungen deutlich, denen sich Remote-Teams gegenüber vor Ort zusammenarbeitenden Teams stellen müssen:
- Bedarf verschiedener Wege bzw. Kanäle für informativen Austausch,
- andere Ansätze der Entscheidungsfindung,
- unterschiedliche Kommunikationswege.
Über die Jahre sind dabei in der Remote-Team-Landschaft viele erfolgreiche Konzepte entstanden. Begriffe die in diesem Zusammenhang immer wieder fallen sind beispielsweise “daily scrum”, “Morgenrunde”, “Blitzlicht”, “Jour Fixe” oder eben das bereits seit Januar 2020 im Projekt Modernes Publizieren durchgeführte “Weekly Virtual Standup” (WVS). Die Grundidee ist schnell zusammengefasst:
- Ein Team trifft sich regelmäßig für einen kompakten Austausch;
- Auf der Agenda stehen u.a. aktuelle Arbeits-, Abstimmungs- und Feedbackprozessen.
Effizienz und Erfolg der einzelnen Konzepte ist von kleinen Details abhängig. Regelmäßig kann je nach Team beispielsweise täglich, wöchentlich oder monatlich bedeuten. Während tägliche Meetings möglichst kurz zu Gunsten der Effizienz gehalten werden sollten, sollte für wöchentliche oder monatliche Zusammentreffen mehr Zeit zum Austausch zur Verfügung stehen.
Organisation der wöchentlichen Treffen
Unser Team (Modernes Publizieren) trifft sich bereits seit Jahresanfang einmal die Woche zum WVS in einer Telefonkonferenz. Eine größere Umstellung in Zeiten von COVID-19 war daher nicht erforderlich. “Nur” das monatliche Face-to-Face-Treffen fällt leider bis auf Weiteres weg. Der Erfolg jedes Meetings wird durch die kollaborative Protokollführung sichergestellt. Über die TU-Installation von CodiMD wird dazu vorab eine Agenda mit größtensteils immer wiederkehrenden Fragen aufgesetzt:
- Was läuft gerade (bspw. Kommunikation und Vernetzung, tecnische Entwicklung, etc.)?
- Was war gut?
- Was muss besser?
- Verabredungen und TODOs
Alle Teammitglieder bringen sich hier individuell ein. Was muss besprochen werden? Wo hakt es aktuell? Neue Ideen und ggf. Verteilung von Aufgaben werden festgehalten, oftmals auch in GitLab als Issues. Über Telefon und das kollaborative Protokoll hinaus tauschen wir uns zusätzlich über unser Mattermost-Team aus. Mattermost ist ein freies Chattool, das u.a. die Kommunikation in öffentlichen, privaten und individuell anlegbaren (Direkt-)Kanälen ermöglicht (weitere Details zu Mattermost im Insights-Blog).
Vorteile unserer Kommunikationsstruktur
Die Vorteile dieser Treffen und unserer Kommunikationstruktur im Team sind:
Wir stellen sicher, dass wir ein gemeinsames Verständnis für Ziele und anstehende Arbeitsprozesse haben
Da wir ein Team mit vielen unterschiedlichen Kompetenzen sind, stellen wir durch den regelmäßigen Austausch und das kollaborative Schreiben sicher, dass wir trotz verschiedener Aufgaben letztlich auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten (Technik, Usability und Definitionsprozesse gehen Hand in Hand).
Team-Koordination
Viele Arbeitsschritte müssen immer wieder aufeinander abgestimmt werden. Im Rahmen unseres Projektes sind wir an unterschiedlichsten Stellen vernetzt und kommen mit vielen unterschiedlichen Openness-Bewegungen in den Austausch. Aus allen Richtungen gibt es dabei immer wieder wertvolles Feedback und unterschiedliche Perspektiven, die neue Ideen im Kontext von “Modernes Publizieren” und digitaler Wandel lostreten können.
Probleme und Erfolge werden geteilt
Ein ganz natürlicher Vorteil gegenüber Einzelarbeit ist, dass wir uns gegenseitig stützen können. Nicht nur Erfolgsmeldungen werden also geteilt, auch Unterstützungsbedarf wird geäußert. Egal ob es sich nun um eine technische Herausforderung, Entscheidungsfindung, inhaltliche Fragen oder Optimierung von Arbeitsprozessen handelt. Dieses Vertrauen kann aber auch nur existieren, da wir uns regelmäßig austauschen.
Fazit
Seit Jahresbeginn trifft sich unser Projektteam mindestens einmal die Woche zum WVS. Auch wenn wir seit März auf unsere monatlichen Präsenztreffen verzichten müssen, so forderte unser Ansatz wöchentlicher Treffen durch die (zufällige) Einübung vor Pandemiebeginn dem Team im weiteren Jahresverlauf keine größeren Umstellungsprozesse ab. Die non-verbale Kommunikation bleibt dabei natürlich auf der Strecke.
Wie gehen eure Teams und Projekte in Zeiten überwiegend digitaler Kommunikation die alltäglichen Herausforderungen des Teamaustausches an? Diskutiert mit uns über die Annotationsmöglichkeit von Hypothes.is.
